For langsigtede mål har du brug for en flerårig plan, for kortsigtede mål - kvartalsvis og for nuværende mål - månedligt, ugentligt, dagligt. Hvad er egentlig vigtigt, når man planlægger? Her er de 6 vigtigste trin til effektiv planlægning.

Tidsstyringsspecialister råderplanlægningaktuelle anliggender til at gøre det i ugens perspektiv, fordi ugen giver en bredere kontekst til vores aktiviteter. Hvad skal du overveje, når du organiserer opgaver?

Takket være tidstavlen vil du opdage, at du ikke behøver at gøre alt! Så vil du kende glæden ved at nyde din fritid. Vores personlige og professionelle succes afhænger i høj grad af, hvordan vi tilrettelægger vores tid. Vi vælger selv den måde, vi bruger det på, vi bærer også konsekvenserne af disse beslutninger. For at klare os selv godt over tid, lad os følge Stephen R. Coveys maksime: "I stedet for at fokusere på at gøre det rigtige, skal du fokusere din opmærksomhed på at gøre det rigtige." Vores beslutninger om brugen af ​​tid er påvirket af to kriterier - haster og vigtighed. Vi lægger ofte vægt på for mange opgaver. Men ordentlig prioritering handler om at indse, hvad der højst er i vores værdihierarki, ikke kun at reagere på presserende sager. Hvordan kan man skelne dem fra hinanden? Haster er et kriterium relateret til tid, betydning for vores mål. Et praktisk værktøj, der viser omfanget af aktiviteter og hjælper med at identificere, hvad der virkelig er vigtigt, ertimeboard . Den vigtigste betingelse for effektiv handling og planlægning er at fokusere på kvadrant II og samtidig eliminere mange aktiviteter fra I og III og ignorere fjerde kvartal

Vigtig

Tidslinje: kvartal I

Den indeholder både vigtige og presserende spørgsmål. Det er "krisehåndtering" - aktiviteter af strategisk betydning og presserende sager. I dette kvartal arbejder vi, bruger vores viden til at reagere på mange situationer og tage udfordringer op. Vi kan ikke negligere disse forhold.

Tidslinje: kvartal II

Dækker vigtige, men ikke presserende sager. Det er et kvartal af "høj kvalitet", hvor vi klarer os selv: vi laver langsigtede planer, forudser problemer og forebygger dem, udvikler evner, regenererer, tilbringer tid med vores kære. Jo mere tid vi bruger i dette kvartal, jo mere stiger detvores evne til at handle. Forsømmelse af aktiviteterne i den udvider kvadrant I, som i sidste ende fortærer os, forårsager stress og udbrændthed.

Tidslinje: kvadrant III

Der er presserende sager i det, men ikke vigtigt. Dette er en kvart vrangforestilling, fordi summen omkring det, der haster, kan skabe en illusion af betydning. I denne kvadrant udfører vi handlinger, der er aktuelle, men vigtige for en anden, vi opfylder andres forventninger, idet vi tænker, at vi er i kvadrant I.

Tidslinje: kvadrant IV

Dette er ikke presserende og uvæsentlige sager. Ved at minimere den tid, der bruges i dette kvartal, vil vi vinde tid til virkelig vigtige ting.

TIMETABEL
VIGTIGT

HASTER

  • krisesituationer;
  • presserende sager;
  • opgaver med dato for implementering, møde, forberedelse til møder

HASTER

  • forberedelse;
  • angiv værdien;
  • planlægning;
  • relationsopbygning;
  • ægte rekreation;
  • betro ansvaret.
Ugyldig
  • nogle telefoner;
  • nogle breve, rapporter;
  • nogle møder;
  • nærmeste presserende sag;
  • masser af normale aktiviteter.
  • hverdagsliv, regelmæssige aktiviteter;
  • ikke-bindende korrespondance;
  • nogle telefoner;
  • tidsspildere;
  • fornøjelse;
  • ser tv for længe.

1. Effektiv planlægning: tænk over din vision og mission

Når du begynder at planlægge dine aktiviteter, så tænk på, hvad der er vigtigst i dit liv. Tænk over din vision, hvad du gerne vil gøre, reglerne som du følger (kompas!). Hvor fjernt det end kan virke, er det ekstremt vigtigt, da dine overbevisninger påvirker de mål, du sætter for dig selv, de beslutninger, du træffer, og den måde, du bruger din tid på.

Refleksion over din egen mission er en væsentlig betingelse for at handle i overensstemmelse med det, der er vigtigt, fordi det har en stærk indflydelse på gennemførelsen af ​​resten af ​​de aktiviteter, der er tildelt kvartal II. Hvis dit livscredo er personlig udvikling, samvær med din familie, opdagelse af værdien af ​​livet eller social aktivitet, så ved at vende tilbage til det fra tid til anden, vil du få de vigtigste ting indprentet i din hukommelse. Missionen vil skabe en ramme, inden for hvilken du vil træffe beslutninger i de næste faser af planlægningen.

2. Effektiv planlægning: definer dine roller

Roller er symboler på pligter, relationer til mennesker, aktiviteter til gavn for samfundet. Deres klare definition skaberen naturlig struktur, der giver os mulighed for at holde balancen. De roller, du spiller, er baseret på din mission. Skriv dine roller på et stykke papir (f.eks. kone, mor, elev, leder, direktør, medlem af en sportsklub). Forskning viser, at det er ineffektivt at optræde i mere end syv, så prøv for eksempel at kombinere visse funktioner. At identificere livsroller hjælper dig med at se livet som en helhed – du kan se, at det ikke kun er arbejde eller familie, men dem alle sammen. Når du beskriver dine roller, vil du bemærke "vigtige, men ikke presserende" sager (Kvartal II), som norm alt ignoreres. Udover rollerne tilføjes "savslibning" til ugeplanen. Det er den energi, vi bør lægge i at perfektionere vores færdigheder i fire grundlæggende dimensioner af livet - fysisk, social, intellektuel og spirituel. Optaget i "savning" (opnå resultater), glemmer vi at "slibe saven" (vedligeholde eller udvikle evnen til at opnå resultater i fremtiden). Hvis vi for eksempel ikke dyrker sport (fysisk sfære), udvikler vi ikke viden (social sfære), følger vi ikke den seneste udvikling i vores branche (intellektuelle sfære), eller vi ved ikke, hvad der er vigtigt for os i liv (åndelig sfære), kan vi "afstumpe" ved ubalance.

3. Effektiv planlægning: sæt mål for hver rolle

Tænk på det vigtigste, du kan gøre i hver enkelt rolle i denne uge for at opnå positive resultater. Hvad er vigtigt, fx som kone, mand, forælder, medarbejder? Når du søger efter aktiviteter, skal du bruge et kompas, ikke et ur, og fokusere på det, der er vigtigt, ikke presserende. Det kan for eksempel være en date med en mand, mere tid til et barn, indsamling af information om et hurtiglæsningskursus, meditation. Sæt dig selv et eller to mål for hver rolle.

4. Effektiv planlægning: lær at træffe beslutninger

For at omsætte målene for Quarter II til en handlingsplan, skal du lære at træffe de rigtige beslutninger i løbet af ugen. Vi forsøger ofte at finde tid til "vigtige" aktiviteter i kvartal I og III, som allerede er fyldt med aktiviteter. Vi kaster os fra den ene sag til den anden, overlader den til en anden, udsætter den i håb om at finde tid til de vigtigste ting. Men - som Stephen R. Covey skriver - "[…] pointen er ikke at prioritere planer, men at planlægge prioriteter." Forestil dig en bred krukke, hvor du putter store sten. Selvom krukken er fyldt med sten, er den ikke fuld, du kan drysse grus i hullerne. Men sandheden er, at glasset stadig ikke er fyldt - du kan tilføje sand og til sidst tilføje noget mere vand. Vores mål i kvartal II er "store sten". Hvis vi først beskæftiger os med andre ting - vand,sand og grus, og så vil vi lægge store sten i planen, vil vores forsøg vise sig forgæves. Men hvis vi ved, hvilke ting der er store sten, og sætter dem foran alle andre, vil vi se, hvor meget vi kan udrette, og hvor meget vand, sand og grus der er i de tomme rum. Vi vil opnå det, vi anser for vigtigt, og samtidig vil vi "tilpasse" andre aktiviteter i overensstemmelse hermed.

5. Effektiv planlægning: organiser hver dag

Dine daglige opgaver er at gøre de vigtigste ting først, på trods af uventede omstændigheder og dagens udfordringer. Nogle gange vil du klare at implementere en plan, andre gange skal den ændres, men når du træffer beslutninger, skal du stole på indikationerne fra dit indre kompas. For at sætte de vigtigste ting først, om morgenen:

FORESTIL DAGENS FORLØB- gennemgå den ugentlige tidsplan, find din position, se denne dag i sammenhæng med 7 dage. Dette vil hjælpe dig med at reagere korrekt på uventede situationer.

SÆT PRIORITETER- marker dine handlinger med symbolerne for kvartal I og II - takket være dette vil du være sikker på, at spørgsmål fra kvartal III ikke passer ind i din tidsplan. Hvis yderligere prioritering er nødvendig, markeres aktiviteterne i kvartal I og II mere detaljeret (f.eks. med en cirkel).

DEFINER OPGAVETID OG TID- adskil dem, der kan udføres når som helst på dagen. Skriv også ned tidsgrænser for specifikke aktiviteter.

6. Effektiv planlægning: evaluer din effektivitet

Tænk i slutningen af ​​ugen over, hvilke mål du nåede, hvilke udfordringer du stod over for, hvilke beslutninger du skulle træffe, og hvis du traf et valg, kom de vigtigste ting først. Ugentlig oversigt hjælper dig med at undgå at gentage de samme fejl, det giver dig mulighed for at være mere effektiv i de følgende uger.

månedlige "Zdrowie"

Kategori:

Psykologi